대출상담 관리 프로그램 개발기! 엑셀을 놓고 시스템으로

대출상담 관리 프로그램 개발기 — 시트를 놓고 시스템으로

대출상담 업무를 하는 업체로부터 상담관리 프로그램 개발을 의뢰받았고, 최근 무사히 마무리했습니다. 여러 명의 상담원이 구글 스프레드시트를 나눠 쓰며 버텨오던 업무를 데이터베이스 기반 통합 시스템으로 옮긴 작업이었습니다. 중복 통화 차단, 오류 번호 자동 걸러내기, 제휴 업체별 광고 계약 기간과 송출 건수 관리까지 화면 하나에서 끝나도록 만들었습니다. 이번 글에서는 그 과정을 정리해 두려 합니다.

첫 미팅에서 들은 한마디

“시트가 문제라기보다, 사람이 늘어나니까 안 되더라고요.”

담당자분이 꺼낸 첫 문장이 꽤 정확한 진단이었습니다. 구글 스프레드시트는 혼자 쓰거나 두세 명이 나눠 쓸 때는 훌륭한 도구입니다. 다만 여러 사람이 같은 데이터를 동시에 건드리고, 그 결과가 실시간으로 다른 사람의 판단에 영향을 주는 업무에서는 구조 자체가 버텨주지 못합니다. 이번 프로젝트는 도구를 바꾸는 일이 아니라, 업무의 뼈대를 다시 세우는 일에 가까웠습니다.

시트가 감당하지 못한 네 지점

현장을 며칠 들여다보며 정리한 병목은 크게 넷이었습니다. 중복 번호 점검과 번호 유효성 검증, 전화 기록 입력, 업체별 통계 산출까지 전부 손으로 진행되고 있었고, 그 각각이 서로를 지연시키고 있었습니다.

특히 세 번째가 체감상 가장 컸습니다. 시트 반영이 몇 초만 늦어도 두 사람이 같은 번호를 잡습니다. 고객 입장에서는 하루에 같은 회사에서 두 번 전화를 받는 셈이니, 단순한 내부 낭비로 끝나는 문제가 아니었습니다.

다시 설계하며 세운 네 가지 원칙

사람이 검증하지 않게 만든다

데이터베이스 단에서 중복 번호와 오류 번호를 자동으로 필터링하도록 구현했습니다. 데이터가 들어오는 그 시점에 형식이 어긋난 번호, 이미 보유 중인 번호, 제외 대상 번호가 분류되어 떨어지기 때문에 상담원이 따로 눈으로 훑을 필요가 없습니다. 실수를 줄이는 가장 확실한 방법은 애초에 그 일을 사람 손에서 빼는 것이라고 봤습니다.

통화를 시작하는 순간 잠근다

상담원이 특정 고객과 통화를 시작하면 그 건이 실시간으로 ‘작업 중’ 상태가 됩니다. 다른 상담원 화면에서는 즉시 선점 표시가 뜨고 선택 대상에서 빠집니다. 시트 공유처럼 “새로고침하면 보이는” 방식이 아니라 데이터베이스가 상태를 쥐고 있으므로, 중복 통화가 구조적으로 일어나지 않습니다. 통화가 끝나고 결과가 입력되면 상태가 정리되어 다음 단계로 넘어갑니다.

상담 화면을 벗어나지 않게 한다

제휴 업체별 광고 계약 기간, 목표 건수, 현재까지 송출된 건수, 남은 일수를 상담 화면 안에서 함께 보여주도록 구성했습니다. 일반 직원이 상담을 진행하면서 동시에 “지금은 어느 업체 건을 더 보내야 하는지”를 바로 판단할 수 있습니다. 확인하려고 다른 시트를 여는 순간 흐름이 끊긴다는 점을 염두에 두었습니다.

관리자는 여러 각도로 본다

관리자 화면에서는 직원별 생산성, 업체별·기간별 맞춤 통계, 일별·월별 콜체크 현황을 함께 모니터링합니다. 월별 업무보고도 쌓인 데이터를 기준으로 산출되므로, 보고서를 만들기 위해 월말마다 시트를 취합하던 일이 사라졌습니다.

구현된 기능

도입 후 달라진 것

• 적재 단계에서 중복·오류 번호가 자동으로 걸러져, 번호를 점검하던 시간이 사라졌습니다.
• 실시간 선점 처리로 중복 통화가 차단되어, 같은 인원으로 더 많은 유효 상담을 소화하게 되었습니다.
• 업체별 송출 현황을 상담 화면에서 바로 확인하게 되면서, 계약 기간 내 목표 관리가 수월해졌습니다.
• 관리자가 시트를 취합하지 않고도 직원별 생산성과 업체별 성과를 즉시 확인합니다.
• 월별 업무보고에 들어가던 반복 작업이 크게 줄었습니다.

기술 스택

은행 창구에서 배운 것

사족일 수도 있지만 한 가지 덧붙이고 싶은 이야기가 있습니다. 저는 소프트웨어 개발사를 운영하기 전에 은행에서 일했습니다. 수신과 여신을 비롯해 창구에서 이뤄지는 제반 업무를 직접 처리해 본 경험이 있습니다.

대출 상담이라는 일은 밖에서 보면 “전화를 걸고 기록하는 업무”처럼 보이지만, 그 안에는 나름의 판단 순서와 반드시 남겨야 할 항목이 있습니다. 상담 결과를 어떤 기준으로 나눠야 석 달 뒤 통계가 의미 있게 나오는지, 어떤 값은 덮어쓰지 말고 이력으로 쌓아야 하는지 같은 부분이 대표적입니다. 업무를 모르면 보통 두세 번 수정을 거치며 정리되는 대목인데, 이번에는 요건 정리 단계가 눈에 띄게 짧았습니다.

우리비엔씨는 2011년부터 소프트웨어 개발 사업을 이어오면서 금융·상담·영업 관리 분야의 업무용 프로그램을 다뤄왔습니다. 화면부터 그리지 않고 업무 흐름부터 듣는 방식을 고집하는 편인데, 이번 프로젝트는 그 방식이 왜 필요한지를 다시 확인한 작업이었습니다.

자주 받는 질문

Q. 쓰던 구글 스프레드시트 데이터를 그대로 옮길 수 있나요?

가능합니다. 엑셀이나 CSV로 내려받은 기존 데이터를 일괄 적재하면서, 그 시점에 중복·오류 번호를 자동 분류하도록 구성합니다. 이번 사례도 기존 시트를 정리해 이관한 뒤 운영을 시작했습니다.

Q. 상담원이 여러 명이어도 중복 전화를 정말 막을 수 있나요?

막을 수 있습니다. 데이터베이스가 건별 상태를 관리하기 때문입니다. 한 명이 통화를 시작하면 해당 건이 즉시 ‘작업 중’으로 잠기고 다른 상담원 목록에서 빠지므로, 시트 공유 방식에서 생기던 반영 지연 충돌이 발생하지 않습니다.

Q. 업체마다 광고 계약 조건이 다른데 반영되나요?

업체별로 계약 기간과 목표 건수를 따로 설정하고, 그 기준에 맞춰 송출 현황과 달성률을 집계합니다. 조건이 바뀌면 관리자 화면에서 바로 수정할 수 있습니다.

Q. 웹이 아니라 윈도우 프로그램으로 만든 이유는?

상담원이 하루 종일 같은 화면에서 대량의 목록을 다루는 업무라, 그리드 조작 속도와 단축키 중심의 입력 효율이 중요했습니다. DevExpress WinForms 기반 데스크톱 환경이 그 조건에 더 맞는다고 판단했습니다. 업무 성격에 따라 웹 기반으로 구성하는 것도 물론 가능합니다.

Q. 개발 기간과 비용은 어느 정도인가요?

기능 범위와 기존 데이터 상태에 따라 달라지므로 일률적으로 말씀드리기 어렵습니다. 다만 현재 쓰고 계신 시트나 엑셀 양식을 보내주시면 어디까지 시스템으로 옮길 수 있는지, 어떤 순서로 나누어 진행하면 좋을지 먼저 정리해 드립니다.

Q. 다른 업종도 비슷하게 만들 수 있나요?

네. 보험, 렌탈, 교육, 부동산처럼 아웃바운드 상담과 DB 배분이 필요한 업종이라면 동일한 구조를 응용해 구축할 수 있습니다.

Tags: #대출상담관리프로그램 #상담관리시스템 #콜관리프로그램 #DevExpress #WinForms #MSSQL #맞춤형업무프로그램 #우리비엔씨